Impromptu Networking

Open Space Technology

Libérez les potentialités et le leadership dans des groupes de toutes tailles. (de 90 min à 3 jours)

Un jour, un étudiant demanda, « Quelle est la partie la plus difficile de la peinture ? » Le maitre répondit, « Le plus difficile en peinture, c’est la partie du papier qui n’est pas encore peinte.  –  Peinture Zen

Qu’est-ce qui devient possible ? Lorsque des personnes doivent aborder un défi commun complexe, vous pouvez, avec Open Space Technology, libérer leur créativité, leur leadership ainsi que leurs capacités d’auto-organisation. Open Space permet d’inclure tout le monde pour développer un agenda et traiter les enjeux qui leur tiennent à cœur. Ayant établi l’agenda ensemble et étant libre de suivre leur passion, les participants prendront rapidement des responsabilités pour résoudre les problèmes et passer à l’action. Si vous laissez tomber ces attributs de pouvoir  (comme la définition de l’agenda et l’attribution des tâches) et que vous les mettez entre les mains de tout les participants, vous allez susciter engagement, action, innovation et investissement collectifs. Il est possible d’utiliser Open Space avec des groupes qui peuvent atteindre des milliers de personnes.

 

Cinq Eléments Structurants  –  Spécifications Minimales


1. Invitation structurante

  • Invitez les personnes à prendre en main un problème complexe.
  • Invitez les participants à construire ensemble l’agenda en proposant des sessions sur des sujets qui les concernent et les passionnent.
  • Invitez les participants à se joindre à n’importe quelles sessions qui les intéressent.

2. Organisation de l’espace et matériel nécessaire

  • Des chaises placées en cercles concentriques pour 10 à 1000 personnes dans une grande salle ou un open-space.
  • Des micros pour les groupes de plus de 40 personnes.
  • Un grand agenda vierge affiché sur un tréteau et des paperboards, ou sur un grand papier mural ou un tableau blanc.
  • L’agenda vierge doit avoir des cases pour autant de sessions simultanées que nécessaire étant donnés le défi et le nombre de participants. (En règle générale, 3 participants sur 10 proposeront une session. Ce qui produit environ 15 sujets d’agenda pour 50 participants).

3. Comment la participation est régulée ?

  • Toutes les personnes intéressées par le challenge et qui acceptent l’invitation de l’organisateur sont les bienvenues.
  • Tout le monde a la même opportunité de contribuer.
  • La « Loi des 2 pieds » (Loi de mobilité) régit la participation de tous aux différentes sessions. Elle stipule : « Allez participer à n’importe quelle session qui vous intéresse mais si vous trouvez que vous n’y apprenez rien ou que vous n’y contribuez pas, utilisez vos deux pieds et changez de sessions ! »

4. Comment les groupes sont organisés ?

  • Commencez tous ensemble dans un large cercle (ou plusieurs cercles concentriques).
  • Continuez avec des groupes de différentes tailles auto-organisés autour des sujets de l’agenda.

5. Étapes et timing

  • Continuez avec des groupes de différentes tailles auto-organisés autour des sujets de l’agenda.
  • La forme courte de Open Space prend environ 90 minutes ; la forme longue peut prendre jusqu’à trois jours.
  • Le leader ou le facilitateur présente le concept et le fonctionnement d’Open Space – 5 mn pour la forme courte et de 20 à 45 mn pour la forme longue.
  • La « place du marché » est ouverte : les participants proposent des sujets et choisissent un endroit et un horaire pour leur session – 15 mn pour la forme courte et de 20 à 30 mn pour la forme longue
  • Les animateurs de sessions facilitent leur déroulement de telle sorte que les groupes élaborent des recommandations et des plans d’action, et que des notes sont prises et affichées ou publiées – 2 tours de sessions de 30 mn ou 1 seul tour de 60 mn pour la forme courte. Plusieurs tours avec des sessions de 60 à 90 mn
  • Débriefing, distribution des notes et clôture – 10 mn pour la forme courte et 60 mn par jour pour la forme longue 

       

POURQUOI FAIRE ? OBJECTIFS

  • Susciter de l’action, de l’énergie, de la détermination et un leadership partagé.
  • Régler des problèmes ou des conflits inextricables en favorisant l’auto-organisation.
  • S’assurer qu’aux yeux des participants tous les enjeux qui sont importants pour eux soient posés, intégrés dans l’agenda, et traités.
  • Donner aux participants la possibilité de prendre la responsabilité d’attaquer les problèmes qui les préoccupent et de ce qui suivra ou pas.

Open Space Technology

Impromptu Networking

Libérez potentialités et leadership

dans des groupes

de toutes tailles

(de 90 min à 3 jours)

Bons Tuyaux & Chausse-Trapes

  • Pour commencer, nous vous recommandons de lire Open Space Technology : A User’s Guide écrit par le fondateur d’Open Space, Harrison Owen. Tous les ingrédients pour essayer Open Space pour la première fois y sont réunis et expliqués en détails.
  • Un défi (ou enjeu ou objectif) de taille et une invitation attrayante sont indispensables.
  • Rassembler le compte rendu entier de l’Open Space en un seul document, qui sera complété et distribué/partagé immédiatement pendant la réunion.
  • L’animateur devrait introduire la « Loi des 2 pieds », les « 4 Principes » et les mécanismes d’Open Space de façon divertissante.
  • En tant qu’animateur, lorsque vous remarquez que vous portez un jugement (à propos de ce qui est juste ou faux) ou que vous avez une idée de comment vous pourriez aider, alors « oubliez la » : faites une chose en moins !
  • Une réunion sans la « Loi des 2 pieds » – à savoir une réunion où les participants créent l’agenda des sessions mais où les individus ne sont pas libres d’aller à celles de leur choix – n’est pas une réunion Open Space !

Variations

  • Rouvrez « la Place de Marché » une seconde fois tout les matins pour la forme longue (une meilleure collaboration pourrait se produire).
  • Utilisez les méthodes Celebrity Interview, Appréciative Interviews, et/ou TRIZ avant de commencer Open Space, puis utilisez 25/10 Crowd Sourcing ensuite.
  • D’autres formes d’Open Space sont appelées « Unconferences » (« inconférences ») et les BarCamps.

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Technology

Exemples

  • Pour des réunions de management de toutes sortes.
  • Lire « Turning a Business Around » dans la troisième partie « Stories from the Field » du livre. Alison Joslyn a lancé une transformation de son entreprise en invitant tout les employés à une session de trois jours d’Open Space.
  • Lire « Inventing Future Health-Care Practice » dans la troisième partie « Stories from the Field » du livre The Surprising Power of Liberating Structures . Chris McCarthy utilise Open Space pour proposer une orientation aux membres créatifs du « Innovation Learning Network ».
  • A la suite d’une fusion, pour rassembler et rapprocher tous les employés des deux entreprises afin qu’ils définissent les étapes à venir et qu’ils agissent ensemble.
  • Pour partager des prototypes informatiques innovants et lancer une collaboration active entre des réseaux de bénéficiaires dispersés. 

Crédit: Inventé par Harrison Owen (Voir Open Space Tecnhonlogy : A user’s Guide). La version courte a été développée pour les Liberating Structures par Henri Lipmanowicz et Keith McCandleswww.liberatingstructures.com

Version française : Frédéric de Verville / In Excelsis www.inxl.fr