Impromptu Networking

Min Specs

Définir uniquement les actions qui sont absolument « À faire » et « À ne pas faire » pour atteindre un objectif

« Un créateur sait que la perfection est atteinte non pas lorsque plus rien ne peut être ajouté mais lorsque plus rien ne peut être retranché. »  – Antoine de Saint-Exupery

Qu’est-ce qui devient possible? Vous pouvez donner la liberté à un groupe d’innover sans  restriction en spécifiant uniquement les règles simples nécessaires à minima, les Min Specs : celles qui doivent ABSOLUMENT être respectées. Ce respect des Min Specs assurera que les innovations seront autant adaptées à l’objectif que responsables. Comme les Dix Commandements, les Min Specs détaillent seulement ce que l’on DOIT FAIRE et ce que l’on NE DOIT PAS FAIRE. Vous éliminerez le flou des règles non essentielles, ces cahiers des charges excessifs (Max Specs) qui entravent (plombent) l’innovation. Deux à cinq Min Specs sont souvent suffisantes pour rehausser la performance d’un groupe car elles vont lui donner plus de liberté tout en clarifiant leurs responsabilités essentielles. À partir de leur expérience dans leur domaine, les participants élaborent et adaptent ensemble les Min Specs. Suivre les règles qu’il a instituées permet au groupe d’exprimer son propre génie !

Cinq Eléments Structurants  –  Spécifications Minimales


1.Invitation structurante 

  • Dans le contexte d’un projet difficile ou d’une nouvelle initiative, invitez les participants à produire tout d’abord la liste entière de toutes les actions « À faire » et «  À ne pas faire » qu’ils doivent respecter pour atteindre le résultat désiré. Cette liste correspond au cahier des charges maximal (Max Specs).
  • Après que la liste Max Specs ait été établie, demandez aux participants de la réduire au minimum absolu pour réaliser leur objectif. Invitez-les à filtrer un item à la fois de la liste et à éliminer chaque règle pour laquelle une réponse positive est obtenue à la question : « Si nous ignorons ou dérogeons à cette règle, pourrions-nous toujours atteindre notre objectif ? ».

2. Organisation de l’espace et matériel nécessaire

  • Des groupes de 4 à 7 chaises autour de petites tables.
  • Du papier pour noter les Spécifications d’Actions Maximales et Minimales.

3. Comment la participation est régulée ?

  • Toute personne impliquée dans le sujet ou le projet peut participer.
  • Chacun a la même opportunité de contribuer.

4. Comment les groupes sont organisés ?

  • D’abord individuellement puis par petits groupes de 4 à 7.
  • Groupe entier pour la phase de partage collectif.

5. Étapes et timing

  • Établir la liste de toutes les activités « À faire » et «  À ne pas faire » (Maximum des spécifications) (Max Specs), en premier lieu seul, pendant une minute, ensuite en consolidant et en étendant la liste par petit groupe pour cinq minutes. Produire une liste aussi complète que possible en peu de temps. 6 min.
  • Chaque petit groupe teste chaque règle dans sa liste de Max Specs en regard de l’objectif prédéterminé. Si cette règle peut être violée alors que l’objectif reste réalisable, alors cette spécification est supprimée de la liste. 15 min.
  • Faire un deuxième tour d’élimination si nécessaire. 15 min.
  • Comparer les résultats des petits groupes et consolidez les dans la liste la plus courte.

 

POURQUOI FAIRE ? OBJECTIFS

  • Évaluer et décider ce qui est essentiel pour réussir
  • Donner champs libre à de nouvelles possibilités
  • Réduire la frustration des équipes opérationnelles et les affranchir d’un micro-management
  • Concentrer et orienter les ressources et les énergies là où elles sont nécessaires
  • Établir un guide qui aidera à accroître et diffuser les innovations avec exactitude

Min Specs

Impromptu Networking

Définir uniquement les actions qui sont

absolument « À faire » et « À ne pas faire »

pour atteindre un objectif.

(35-50 min.)

Bons Tuyaux & Chausse-Trapes

  • Débuter avec une liste complète de règles « À faire » .
  • Inclure autant de participants ou parties prenantes que possible.
  • Soyez impitoyable pour faire diminuer les règles « À faire » : ne permettez pas que des Max Specs se glissent dans la liste des Min Specs.
  • Faire autant de tours supplémentaires que nécessaire.
  • Rendre les Min Specs officielles ! Vivez selon les règles ! (N’accepter aucun « oui mais »).
  • Donner plus de poids à l’expérience terrain plutôt qu’à la connaissance conceptuelle
  • Conserver les Min Specs vivantes en les adaptant suite à des observations effectuées grâce à Simple Ethnography.
  • Si les groupes ont des difficultés, vous pouvez avoir besoin de revenir au début pour clarifier l’objectif et vous assurer qu’il correspond bien à ce qui est vraiment important.
  • En apprendre plus Min Specs dans Brenda Zimmerman Edgeware ou à www.plexusinstitute.com/edgeware/archiv e/think/

Variations

  • Effectuez un deuxième tour de test des Min Specs avec la question, « Si vous respectez toutes les Min Specs sauf celle-ci, attendriez-vous votre but ? » Si oui, vous pouvez supprimer cette spécification de votre liste.
  • Au lieu de développer des Min Specs pour le présent, demandez aux gens d’imaginer les Min Specs du futur. Prenez les en compte pour établir la liste dans le présent.
  • Quand vous établissez des Min Specs avec des groupes virtuels, utilisez le chat pour partager des réponses à chaque itération de la question « Pouvez-vous ne pas tenir compte cette spécification et réaliser tout de même votre objectif ? ». Une fois que votre liste de Min Specs devient suffisamment restreinte, ouvrez la conversation vocale à tous les participants connectés.
  • Simple Ethnography ou Nine Whys peuvent révéler des Min Specs implicites ou tacites (creusez-les donc plus avant !).

Min Specs

Exemples

  • Le Sénateur Lynda Bourque Moss a utilisé Min Specs pour identifier les actions « À faire » et « À ne pas faire » pour que les parties prenantes partagent la responsabilité et soutiennent la nouvelle législation d’état pour prévenir la conduite en état d’ivresse ou sous l’emprise de la drogue. Lisez l’expérience de Lynda, « Passing Montana Senate Bill 29 »« Le Sénat du Montana Passant la loi 29 » dans la partie trois du livre « The Surprising Power of Liberating Structures » .
  • Après une réunion Open Space à l’échelle de l’entreprise, Alison Joslyn a développé un ensemble de Min Specs avec les nouveaux chefs de projet d’un changement d’organisation de l’entreprise. Voir « Turning A Business Around » dans la partie trois du livre « The Surprising Power of Liberating Structures ».
  • Inclure Min Specs au démarrage de toute nouvelle mission.

Crédit: Les Liberating Structures ont été développées par Henri Lipmanowicz et Keith McCandless www.liberatingstructures.com. Inspiré du professeur Kathleen Eisenhardt et par l’auteur Paul Plsek (voir « Edgeware » de Zimmerman, Lindberg, et Plsek).

Version française : Frédéric de Verville / In Excelsis www.inxl.fr